Als ondernemer is het belangrijk om correct te factureren omdat dit niet alleen de basis vormt voor een gezonde financiële administratie, maar ook wettelijk verplicht is. Correcte facturatie zorgt ervoor dat je inkomsten en uitgaven nauwkeurig worden bijgehouden, wat essentieel is voor belastingaangiften en het vermijden van boetes of juridische problemen. Bovendien draagt het bij aan een professionele uitstraling naar klanten en leveranciers.  Wat er precies allemaal op je factuur moet staan, kan je lezen in onze Startersgids. Je vindt hier ook een voorbeeld van een factuur.  

E-facturatie 

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties. Dit betekent dat facturen rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Een pdf-factuur versturen via e-mail of een platform volstaat niet langer. Deze verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, met enkele beperkte uitzonderingen. Meer informatie vind je op de website van FOD Financiën.

Software 

Is jouw bedrijf nog niet klaar voor e-facturatie? Bereid je voor door je huidige facturatiesoftware te evalueren: is deze geschikt voor e-facturatie? Zo niet, overweeg om over te stappen op een oplossing die wél voldoet aan de nieuwe eisen. Er zijn tal van betaalbare en gebruiksvriendelijke oplossingen beschikbaar op de markt, zelfs voor kleine ondernemingen. Bekijk de lijst met conforme softwarepakketten. Of neem contact op met je huidige softwareleverancier.

Steunmaatregelen

Om investeringen in digitale betalings- en facturatiesystemen te ondersteunen, voorziet de federale overheid verschillende fiscale voordelen voor kmo’s (fiscale definitie). Zo wordt de basisaftrek binnen de investeringsaftrek verdubbeld. Daarnaast kan je, wanneer je kiest voor een abonnement systeem in het kader van e-facturatie, beroep doen op een kostenaftrek.

Opleidingen

Hier vind je het overzicht van evenementen en opleidingen e-facturatie. Deze lijst wordt bijgehouden door de FOD Financiën. Je kan er ook opleidingen in het Frans, Engels of Duits vinden. Meer opleidingen en informatiesessies van onze partners uit het VLAIO Netwerk vind je in ons nieuwsbericht over e-facturatie. 

Inhoudingsplicht

Ben jij een opdrachtgever, ondernemer of onderaannemer die activiteiten uitvoert (of laat uitvoeren) in onroerende staat zoals bouwactiviteiten of schoonmaak, vleessector of sector van de bewakings- en/of toezichtsdiensten? Dan zal jij steeds, voor het betalen van je facturen, moeten nagaan of je (onder)aannemers fiscale of sociale schulden hebben. Wanneer er schulden zijn, zal je namelijk niet de hele factuur mogen betalen. Je zal dan een deel van het bedrag moeten inhouden en rechtstreeks doorstorten aan de overheid. Dit wordt ook wel inhoudingsplicht genoemd. Vanaf 2026 wordt de inhoudingsplicht ook uitgebreid naar onbetaalde sociale bijdragen van de ondernemer. 

Opgelet: wanneer je deze inhoudingsplicht niet correct toepast, riskeer je:

• Een administratieve geldboete gelijk aan het dubbel van het bedrag dat je had moeten ingehouden en doorgestort worden.
• Hoofdelijk aansprakelijk te worden gesteld (in bepaalde mate) voor de betaling van de fiscale en sociale schulden

Je kan online gemakkelijk nagaan of de inhoudingsplicht op je (onder)aannemer van toepassing is, via de toepassing Check Inhoudingsplicht. Je geeft het ondernemingsnummer in en krijgt vervolgens onmiddellijk te zien of er al dan niet fiscale en/of sociale schulden zijn. Bekijk zeker ook de handige videotutorial.

Tip: wanneer de inhoudingsplicht niet van toepassing is, kan je een attest van je raadpleging downloaden. Je kan dit vervolgens bijhouden als bewijs van controle. Let er wel op dat je de factuur betaalt voor het verlopen van de einddatum van het attest.

Voor meer informatie kan je steeds terecht bij de FOD financiën (in verband met fiscale schulden) en bij de RSZ (voor sociale schulden).