Hoe vraag je de subsidie circulaire ketensamenwerking aan?

In de handleiding kan je alle details vinden over deze oproep.

Om in aanmerking te komen, ben je verplicht gebruik te maken van het aanvraagformulier en de begrotingstemplate.

De definitieve indiening gebeurt via een online indieningsplatform. Dit platform zal bereikbaar zijn via een roze knop ‘aanvragen’ in het menu hierboven (momenteel is de applicatie nog niet beschikbaar).

De uiterlijke indieningsdatum is 13 juni 2024 om 14 uur.

De datum en het uur van ontvangst op de server van VLAIO telt als bewijs. Binnen de 15 minuten na indiening, ontvang je een samenvatting als bewijs van indiening.

Hou er rekening mee dat alle partners zich moeten registreren, dat elke partner zijn eigen deelbegroting moet opladen en dat de rechtsgeldig vertegenwoordiger van elke partner de indiening van de aanvraag digitaal moet ondertekenen.

Projectbegroting

Er moet bij het aanvraagformulier een projectbegroting worden opgenomen voor het volledige project. Deze begroting moet een gedetailleerde raming van alle kosten bevatten - ongeacht of die volledig door de subsidie worden gedekt of niet - en van alle inkomsten. De kosten die in aanmerking komen, staan beschreven in de bijlage controlerichtlijnen.

Voor de bepaling van de 20% private inbreng komen zowel eigen inbreng, projecteigen opbrengsten, sponsoring in geld en sponsoring in natura in aanmerking.

Netto te financieren saldo (NFS)

Het ‘netto te financieren saldo’ is het saldo van het aanvaardbaar projectbedrag dat nog moet gefinancierd worden na aftrek van de beschikbare middelen in natura (zoals bv. sponsoring, giften, eigen werk, eigen inbreng in natura) en de financiële middelen (zoals bv. cash middelen) zoals voorzien in de begroting van het project.

Ontvankelijkheid en beoordeling

De procedure voor de ontvankelijkheidscheck en de beoordeling staat in detail beschreven in de handleiding.

Documenten

Veelgestelde vragen

Wanneer kan ik starten en wanneer moet ik klaar zijn?

In de oproepdocumenten staat dat je – op eigen risico – mag starten de 1e dag van de maand volgend op de maand van indiening. In ons digitaal platform zal je zien dat je kan starten vanaf 1 juli 2024. Projecten moeten ten laatste starten binnen de 3 maanden na de goedkeuring – die verwachten we in het najaar – en kunnen 24 maanden lopen.

Wat houdt ‘sponsoring in natura’ in?

‘Sponsoring in natura’ is de kwantificering als een organisatie die geen deel uitmaakt van het partnerschap toch iets ‘inbrengt’ in het project, bijvoorbeeld een vergaderzaal ter beschikking stellen. Let wel, wat de organisatie inbrengt moet gewaardeerd worden en moet ook terugkomen bij het kostenluik.

Wat houdt de de-minimisregeling in?

Veelgestelde vragen en de antwoorden over de-minimis kan je vinden op Veelgestelde vragen: De-minimis.

Wat betekent niet-verbonden kmo’s?

In het document ‘Wat zijn verbonden ondernemingen’ kan je meer uitleg vinden over niet-verbonden kmo’s.

Wat als nieuwe partners willen aantreden tijdens de looptijd van het project?

Projectaanvragen worden ingediend via een online platform. De gegevens van de partners binnen het project worden daarin ingegeven. Na goedkeuring is het niet meer mogelijk voor nieuwe organisaties om toe te treden tot het project. Voor onderaannemers geldt dat zij niet op voorhand gekend moeten zijn omdat daar de regels voor aanbesteding gevolgd moeten worden.

Welk type kosten worden gesteund?

Raadpleeg het overzicht van aanvaardbare kosten in de controlerichtlijnen.

Moet er steeds een combinatie van activiteiten aan bod komen in het projectvoorstel?

In de handleiding staat een niet-limitatieve van activiteiten die gesteund kunnen worden in deze oproep. Afhankelijk van het project zelf ligt de focus op één activiteit of een combinatie van meerdere activiteiten. Dit zal dus voor elk project verschillend zijn.

Is het mogelijk dat twee kmo’s meedoen die afzien van de middelen?

Je kan geen deel uitmaken van het consortium als je geen inspanningen levert. Een inbreng is vereist, maar het is mogelijk om af te zien van de subsidies en alle inbreng onder ‘eigen inbreng’ te plaatsen.

Voor wie is het subsidiepercentage van 80% van toepassing?

Maximale steunbedrag per project bedraagt € 100.000. Er wordt een 20% eigen inbreng verwacht waar een steunpercentage van 80% tegenover staat. Dit percentage is van toepassing op alle types bedrijven en organisaties die deel uitmaken van het partnerschap. Opgelet: Organisaties die geen onderdeel uitmaken van een keten zoals onderzoeks- en kennisinstellingen, sectorfederaties,... kunnen enkel als onderaannemer aantreden.

Worden startende ondernemingen ook als kmo’s beschouwd?

Ja, mits voldaan aan de definitie van niet-verbonden kmo.

Waarvoor kan je beroep doen op de VLAIO bedrijfsadviseurs?

De VLAIO bedrijfsadviseurs kunnen bijvoorbeeld:

helpen met het helder krijgen van de doelstellingen van het project
de waardeketen analyseren, risico’s en afhankelijkheden tussen partners ontdekken
zoeken naar ontbrekende partners of kennis om de waardeketen te kunnen omvatten
helpen bij het opstellen van de begroting

Waar kunnen we inspiratie en templates vinden voor samenwerking in circulaire businessmodellen?

www.socialeeconomie.be/nl/blended-business-models-toolbox

Waar kunnen we de studie over modelclausules in PAAS vinden?

ce-center.vlaanderen-circulair.be/nl/publicaties

Wie kan nu eigenlijk deelnemen als indiener of partner?

Bedrijven met een exploitatiezetel in het Vlaams Gewest én minimum 2 niet-verbonden kmo’s.

Eenmanszaken kunnen niet indienen. Indiener en partners moeten rechtspersoonlijkheid hebben.

We mikken niet op deelname van publieke partners. Semi-publieke actoren die diensten van algemeen en economisch belang opnemen zoals intercommunales, kunnen dan weer wel deelnemen.

Wat met vzw’s?

Vzw’s kunnen deelnemen aan deze oproep. Hun juridisch statuut speelt hierbij geen rol. Dus ook een vzw kan een “onderneming” zijn als ze economische activiteiten uitoefent. En in dat geval gelden ook dezelfde criteria om te bepalen of een vzw al dan niet een kmo is. Dan moet je dus kijken of de vzw minder dan 250 WN heeft en dat de drempels voor omzet en balans niet alle 2 overschreden zijn.

Daarnaast speelt ook nog ander aspect, met name dat een onderneming die voor meer dan 25% gecontroleerd wordt door een “overheid” ook haar kmo-statuut verliest. Dat zou ook voor sommige vzw’s met grote publieke financiering een probleem kunnen zijn. Maar dan blijven ze dus wel een “onderneming”, maar dan een grote en geen kmo.

Wat met kennisinstellingen?

Zij kunnen enkel onderaannemer zijn.

Hoe kom je aan partners?

Als geïnteresseerde onderneming heb je misschien zelf al contacten die je kan benaderen. Heb je hulp nodig bij het samenstellen van een partnerschap dan kan je sowieso terecht bij de bedrijfsadviseurs van VLAIO, bij de circulaire hubs, bij kennisinstellingen/federaties (als deel van hun ondersteunende rol later in het project na eventuele goedkeuring), enz.

Als je al een projectidee hebt, kan dat helpen om partners te motiveren. Het is belangrijk dat het eigenaarschap van het project bij de ondernemingen ligt want dat verhoogt de kans dat het tot implementatie komt.

Hou in je achterhoofd dat het partnerschap gevormd moet zijn voor de indiening want dat de inspanningen om partners te vinden niet subsidiabel zijn.

Mag je meerdere aanvragen indienen?

We sluiten dat niet uit maar het moet natuurlijk haalbaar blijven. Het uitvoeren van een project vraagt toch wel de nodige tijd en energie. Hou er ook rekening mee dat je met meerdere goedgekeurde projecten de de-minimisdrempel niet overschrijdt. De projecten moeten logischerwijze ook voldoende onderscheidend zijn van elkaar; een project opsplitsen voor subsidieoptimalisatie wordt niet toegestaan.

Kunnen jullie een fictief voorbeeld geven?

Een fictief ketenproject zou kunnen zijn: een voedingsbedrijf heeft een nevenstroom maar kan deze zelf niet gebruiken in hun productieproces. Een tweede verwerkend bedrijf kan dit wel en deze samenwerking en productie worden opgezet en uitgetest. Hierin krijgen ze ondersteuning van een productontwikkelaar en een kennisinstelling. Er zijn natuurlijk veel variaties van dit voorbeeld mogelijk qua aantal en type partners, sector, scope, ...

Wat is een onderneming in moeilijkheden?

Een 'onderneming in moeilijkheden' (afgekort OIM) is een onderneming met een zwakke solvabiliteit. Het refereert dus niet alleen naar ondernemingen in faling of gerechtelijke reorganisatie, maar naar hun financiële gezondheid in bredere zin. In de aanvraag zit er een verklaring die je moet ondertekenen.

Mogen communicatie of datacaptatie als kosten voorzien worden ten einde de ketensamenwerking te versterken?

Als deze te verantwoorden zijn om de ketensamenwerking mogelijk te maken, dan wel. Deze acties moeten wel de samenwerking ten goede komen en niet onevenwichtig één enkel bedrijf.

Ketensamenwerking voorziet veel legal kosten door samenwerkingsovereenkomsten en dataverwerkersovereenkomsten in functie van GDPR. Komt dit in aanmerking?

Deze kosten kunnen in aanmerking komen.

Blijven de kmo's volledig de eigenaar van wat er ontwikkeld wordt (stel dat er iets ontwikkeld wordt dat beschermd kan worden met een intellectueel eigendomsrecht)?

Zie hiervoor het luik kennisdeling in de handleiding. We kunnen als VLAIO wel gebruiksrecht vragen en er moet steeds uitgegaan worden van inzetten op kennisdeling voor de grotere groep. De bedoeling van de oproep is dat kennis breed gedeeld wordt, om de impact te vergroten. Het ontwikkelen van private IP wordt dus niet aangemoedigd. Hoe dit eruit ziet in de praktijk varieert van case tot case en er zijn geen harde criteria rond. Het is niet zo dat ontwikkelde IP automatisch eigendom wordt van VLAIO. Afspraken rond IP worden best vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Het voorstel wordt in elk geval ook beoordeeld op kennisdeling en afgesloten IP kan kennisdeling verhinderen.

Is deze subsidie cumuleerbaar met andere subsidies voor hetzelfde project?

Er kan synergie zijn met andere gesubsidieerde projecten via andere kanalen. Maar dubbele financiering (dus dezelfde kosten voor hetzelfde project) kan absoluut niet.

Hoeveel budget is er beschikbaar?

De steunenveloppe bedraagt 3,5 miljoen euro en de maximumsteun per project 100.000 euro. Weet dat de kwaliteit altijd primeert en dat de jury niet verplicht is om heel te steunenveloppe toe te wijzen als er onvoldoende kwalitatieve aanvragen zijn.

Is er een verdeling per sector die jullie wensen te ondersteunen?

Nee

Weten jullie of er via de EU green deal ook intra EU landen samenwerkingsoproepen zijn?

Onze collega's van het Enterprise Europe Network kunnen daar bij helpen.

Circulaire ketensamenwerking